So verwandeln Sie klassische Büros in moderne Mobile Offices

Vorbei sind die Zeiten, als man zum Arbeiten noch ins Büro fahren musste. Die heutige Arbeitswelt hat sich dank digitaler Technologien stark verändert. Das Angebot von Cloud-Services ermöglicht dezentrale, flexible Arbeitsformen wie Desk Sharing, Home-Office oder virtuelle Kooperationen. Damit Arbeit 4.0 reibungslos funktioniert, müssen Prozesse und Strukturen angepasst und koordiniert werden. Doch das allein genügt nicht. Mehr dazu in diesem Beitrag.

Sich auf Veränderungen einstellen

Neue digitale Technologien wie Cloud-Computing oder mobile Endgeräte liefern die Grundlagen für die Nutzung von Unternehmensdaten und -lösungen, unabhängig von Ort und Zeit. Doch damit allein lässt sich der Trend zu Mobile Working nicht begründen. In Zusammenhang mit der Digitalisierung findet auch ein gesellschaftlicher Wandel statt. Das Internet ermöglicht den weltweiten Zugriff auf Wissen, Kommunikationsmittel, Innovationen und Ressourcen. Dadurch geraten bisherige Strukturen, welche sich oft an lokalen Gegebenheiten orientierten, ins Wanken. Gleichzeitig entstehen neue Ansprüche seitens der Generationen X, Y und Z hinsichtlich Selbstbestimmung und Work-Life-Balance. Digitale Mobilität spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle.

Wandel der Unternehmenskultur

Wer sich künftig als attraktiver Arbeitgeber für Fachkräfte präsentieren will, kommt nicht umhin, sich mit dem Thema Arbeit 4.0 auseinanderzusetzen. Dazu gehört nicht nur der Umgang mit neuen Technologien, sondern auch die Akzeptanz und das Verankern von flexiblen Arbeitsformen. Um mit der digitalen Entwicklung Schritt zu halten, braucht es neue Rahmenbedingungen, denn Digitalisierung und konventionelle Strukturen passen sehr schlecht zusammen. Mobilität, Transparenz, Dynamik und Dezentralisierung sind die Merkmale digitaler Arbeitsprozesse. Dadurch werden die Mitarbeitenden befähigt, schneller, direkter und selbständiger am Geschehen zu partizipieren. Dementsprechend braucht es eine neue Unternehmenskultur, welche geprägt ist durch Mitbestimmung, Eigenverantwortung, Fehlertoleranz und Innovationsfreude.

Umdenken: Daten statt Papier

In vielen Betrieben wird trotz digitaler Technologie noch immer viel zu viel ausgedruckt. Das ist nicht nur teuer, sondern auch wenig nachhaltig. Meistens ist die Aktualität von gedruckten Tabellen, Dokumenten, Notizen, E-Mails, Belegen usw. sowieso nur von kurzer Dauer. Der größte Nachteil dabei ist, dass Wissen und Informationen so nur statisch zur Verfügung stehen und mobilen Mitarbeitenden nicht zugänglich sind. Gleiches gilt auch für lokale Dateien oder handschriftliche Notizen. Wer seine klassischen Bürostrukturen auf Mobile Offices umstellen will, sollte sich dringend vom Papier verabschieden und alle Informationen in einem zentralen System erfassen. Dieses wiederum muss mobil nutzbar sein. Sehr einfach lässt sich das mit einem ERP-System aus der Cloud realisieren. Auf diese Weise sind nicht nur alle Daten zentral gespeichert, sondern können auch jederzeit und überall genutzt werden.

Einsatz geeigneter Infrastruktur

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, auf Desk-Sharing umzustellen. Dies spart Kosten bei der benötigten Bürofläche und erlaubt den Mitarbeitenden, auch unterwegs oder im Home-Office zu arbeiten. Damit die Aufgaben trotzdem erfüllt werden können und die Kommunikation ohne Unterbruch gewährleistet ist, braucht es eine geeignete Infrastruktur. Wie erwähnt, kann ein Cloud-ERP beispielsweise dafür sorgen, dass auch in einem Mobile Office alle Funktionen und Daten zur Verfügung stehen. Eine solche Lösung hat zudem den Vorteil, dass sie sowohl auf mobilen Geräten (zum Beispiel Tablets, Smartphones oder POS-Kassen) genutzt werden kann, aber auch mit einem ganz normalen Desktop-PC verwendbar ist. Systemtechnisch ist der Aufwand für die Einführung von Mobile Office-Konzepten dank der Cloud denkbar gering.

Klare Ziele und Richtlinien definieren

Mobile Offices sind dank der heute verfügbaren Cloud-Technologien problemlos zu realisieren. Als Knackpunkt erweist sich in der Praxis häufig die Definition von Zielen und Richtlinien. Dazu braucht es eine klare Strategie, welche mindestens die folgenden Punkte umfasst:

Kommunikationsmittel (E-Mail, Chat, Video-/Online-Tools usw.)

Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Abwesenheit

Umgang mit Daten (Datenschutz, Datensicherheit)

Infrastrukturkosten (Smartphone, Tablet, Strom, Internetanschluss, Mobilfunk-Abo usw.)

Regelung hinsichtlich geschäftlicher und privater Nutzung der Infrastruktur

Gemeinsame Bürozeiten, Meetings, Informationsaustausch

Arbeitsumgebung im Mobile Office (Verhalten, Einrichtung, ungestörtes Arbeiten)

Verhalten bei Störungen oder Problemen (Support, Verlust mobiles Gerät)