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So vereinfachen Sie die Datenarchivierung

von David Lauchenauer am 31.05.2022, 2 min Lesezeit

Für Kunden- und Lieferantenrechnungen, Buchungsbelege, Inventare und viele weitere geschäftliche Transaktionen besteht in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Viele dieser Daten werden heute elektronisch erzeugt und bearbeitet, doch nicht nur. Der Mix aus Papier und Digitalisierung erschwert die Datenarchivierung und bremst die Prozesseffizienz. Vielleicht werden auch Sie über die Bücher gehen nach diesem Beitrag. 

Auch Daten haben ein Verfalldatum 

Die gesetzliche 10-Jahres-Regelung bedeutet nicht, dass Sie danach alle Daten vernichten sollen. Gerade bei langfristigen Kunden- und Lieferantenbeziehungen möchte man den gesamten Lebenszyklus nachvollziehen können. Umgekehrt gibt es Daten, welche nur kurz benötigt werden und mit der Zeit die Übersicht behindern. Die Datenarchivierung beginnt bereits bei der Erfassung und ist ein wichtiger Teil der Datenpflege und des Datenschutzes. Wer sich mit der Archivierung beschäftigt, sollte daher ein grundsätzliches und für alle User verbindliches Datenkonzept erstellen. Dazu gehören Themen wie 

  • Strukturierung und Klassifizierung von Daten 
  • Erfassung, Freigabe und Mutationen 
  • Anwenderschulung und Qualitätskontrolle 
  • Deaktivierung und Archivierung von Daten
  • Recovery-Planung und Reaktivierung von Daten 

Umgang mit digitalen „Störfaktoren“ 

Daten repräsentieren Informationen, und diese müssen nicht immer auf elektronischem Weg verbreitet werden. Auch wenn bei Ihnen vermutlich kein Faxgerät mehr steht, erhalten Ihre Mitarbeitenden geschäftsrelevante Informationen und Dokumente häufig per Briefpost, per E-Mail oder sogar mündlich. Was tun mit diesen “Störfaktoren” in digitalen Prozessen? Man möchte ja nebst dem ERP-System nicht auch noch Papierordner anlegen oder mit Office-Dokumenten hantieren. Ein bekanntes Dilemma für viele KMU. Oft hört man dabei, dass es eben nicht möglich sei, alles zu digitalisieren. Dem sollten Sie ein entschiedenes Doch entgegenhalten. Stellen Sie um auf elektronische Belege statt Papier und machen Sie den Scanner nebst der Kaffeemaschine zu Ihrem zweitliebsten Bürogerät. 

So archivieren Sie Drum-herum-Daten

Office-Anwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Programme sind ein zweischneidiges Schwert. Einerseits bieten sie eine umfassende Funktionalität und sind weit verbreitet. Andererseits laufen Unternehmen damit Gefahr, dass eine Schatten-IT entsteht, welche mittels zentraler Unternehmenslösung nicht mehr kongruent ist. Das Problem lässt sich zum Glück mit etwas Disziplin auf einfache Art lösen, indem man die jeweiligen Dokumente z.B. als PDF im ERP-System dem jeweiligen Datensatz (Kunde, Lieferant, Projekt, Bestellung usw.) hinzufügt. Gleiches gilt für Randnotizen, Telefonanrufe, interne Bemerkungen oder Erfahrungswerte. Auch diese sollten im ERP hinterlegt werden. Nur so entsteht eine umfassende Datengrundlage, welche sich einfach sichern und archivieren lässt. 

Das ERP-System als Datenarchiv

Ein modernes, leistungsfähiges ERP-System bietet sich nicht nur als operatives Zentrum für sämtliche digitalen Belange eines Unternehmens an, sondern auch als zentrales Datenarchiv. Moderne Gesamtlösungen wie myfactory verfügen über integrierte Groupware-Funktionen (Kalender, Mail, Aufgaben) und eine Dokumentenverwaltung mit Verbindung zu den jeweiligen Datensätzen. Werden diese deaktiviert oder archiviert, bleiben die dazugehörenden Informationen erhalten. Das ermöglicht auch nach Jahren noch die Rückverfolgbarkeit von Geschäftsfällen. Denken Sie stets daran, dass der Umgang mit Daten inzwischen Unternehmen und deren Management in die Pflicht nimmt und Verstöße sanktioniert. Insofern ist die konsequente Nutzung eines revisionssicheren ERP-Systems fast wie eine Lebensversicherung

Lieber in die Cloud als in den Keller

Wasser, Feuer, Rauch, Erdbeben, Diebstahl, Vandalismus – die Liste der „archivkritischen“ Faktoren ist lang und leider nicht nur ein ärgerlicher Vorfall. Viele Unternehmen kommen in solchen Fällen rasch in die Bredouille. Sei es aus operativen Gründen, sei es aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z.B. Verletzung der Sorgfaltspflicht). Warum nicht die Daten an einem sicheren Ort aufbewahren? Sicherheitsanlagen ohne Ende. Profis, die nichts anderes machen, als Daten zu schützen. Und Rechenzentren, deren Business die Einhaltung von Datenschutzgesetzen ist. Kurz, die Cloud macht Ihre Daten nicht nur sicherer, sondern vereinfacht die Sicherung und Archivierung. Noch einfacher geht das, wenn Sie von Anfang an ein Cloud-ERP nutzen. Damit haben Sie eine zentrale Datenbasis, welche automatisch in sicheren Händen ist.  

 

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David Lauchenauer
Über den Autor:
David Lauchenauer
David Lauchenauer (*1963) ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und VR der myfactory Software Schweiz AG und startete 2009 mit myfactory das professionelle Cloud ERP für den Schweizer KMU-Markt, weshalb er über sehr umfassende Praxiserfahrungen mit Cloud-Computing verfügt. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe. 2021 leitete er erfolgreich den Verkauf von myfactory an Forterro.