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So digitalisieren Sie schrittweise Ihre Unternehmensprozesse

So digitalisieren Sie schrittweise Ihre Unternehmensprozesse

 

Aus der Not eine Tugend machen – in der jetzigen Zeit kommt dieser Redensart eine neue, wichtige Bedeutung zu. Sie fordert Unternehmen heraus, bestehende Strukturen, Prozesse und Geschäftsmodelle zu überdenken und den veränderten Anforderungen anzupassen. Die Digitalisierung spielt dabei eine zentrale Rolle. Das Problem dabei: Eine radikale Umstellung ist für die meisten KMU und Organisationen nicht von heute auf morgen möglich. Wie Sie trotzdem vorankommen, zeigt dieser Beitrag. 

 

Digitalisierung als strategischer Ansatz 

 

Grundsätzlich ist es wichtig, Digitalisierung nicht nur als Technologieprojekt, sondern als strategischen Unternehmensansatz zu sehen. Diese Sichtweise bedeutet in vielen Fällen ein grundlegendes Umdenken. Statt notwendiges Übel zu sein, wird die Digitalisierung als Schlüssel und Erfolgsfaktor für das Business der Zukunft aufgewertet. Eine nachhaltige Unterstützung seitens des Managements ist dabei unverzichtbar.  

 

Analyse der Ist-Situation im Unternehmen 

 

IT im Unternehmen ist ja nicht etwas grundlegend Neues. Vielfach bestehen bereits Strukturen und Lösungen. Diese einfach über Bord zu werfen, wäre natürlich Unsinn. Vielmehr gilt es, die vorhandene Ist-Situation zu prüfen und herauszufinden, welche Teile der bestehenden Infrastruktur weiter genutzt und in das künftige Konzept integriert werden können. Beispielsweise sollen Daten weiter genutzt werden, während eine veraltete Systemlandschaft modernisiert werden soll. Hier spielen nicht nur technologische Aspekte eine Rolle, sondern auch Kosten, Ressourcen, Support, Entwicklungsmöglichkeiten und so weiter. 

 

Identifikation der wichtigsten Prozesse  

 

Für eine schrittweise Digitalisierung ist es wichtig, die entsprechenden Prozesse zu identifizieren und in eine Projektplanung zu überführen. Nicht selten sind nur einzelne Prozessbereiche wirklich digitalisiert. Lücken, zum Beispiel im Kundenservice oder in der Logistik, sollen gezielt geschlossen werden. Häufig ist die durchgängige Integration des Webshops ein Knackpunkt. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass man nicht auf Teufel komm raus digitalisieren muss. Sinn macht es da, wo ein effektiver Nutzen für das Unternehmen entsteht.  

 

Prüfung des vorhandenen Integrationspotenzials 

 

Die digitale Verbindung verschiedene Unternehmensbereiche schafft einen echten Mehrwert. Auf diese Weise lassen sich Datenströme effizient nutzen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu optimieren. Als Beispiel sei hier die Verbindung von E Commerce, Auftragsbearbeitung, Logistik, Kundenservice und Buchhaltung genannt. Alle notwendigen Daten in einem einzigen System anschauen zu können, verschafft Transparenz und Effizienz.  

 

Evaluation einer entwicklungsfähigen ERP-Software  

 

Quasi die Grundlage der schrittweisen Digitalisierung bildet die Evaluation einer entwicklungsfähigen ERP Software. Auf dieser Basis werden künftig alle digitalen Prozesse durchgeführt. Es versteht sich, dass man dabei durchaus in die Zukunft denken muss. So sollten mobile Geschäftsmodelle, dezentrale Arbeitsstrukturen (Home-Office), mögliche Anbindung von Kunden und Lieferanten sowie die Integration von Filialen oder Standorten bereits berücksichtigt werden. Das zu wählende ERP System soll nicht nur den Ist-Zustand abbilden, sondern in der Lage sein, die Zukunft darzustellen.  

 

Schrittweise Digitalisierung der Arbeitsabläufe  

 

In Sachen Mobilität und Entwicklungsfähigkeit sind webbasierte ERP-Systeme aus der Cloud derzeit sozusagen der „State of the Art“. Flexibilität, Bereitstellung und Kosteneffizienz sind fast unschlagbar. Sobald ein entsprechendes System zur Verfügung steht, kann die Digitalisierung der Unternehmensprozesse schrittweise angepackt werden. Die im vorgängig erwähnten Schritt definierten Arbeitsprozesse werden sukzessive im ERP-System abgebildet. Eine transparente Information und laufende Schulung der Anwender sind dabei unverzichtbar.  

 

Vom Projekt zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess 

 

Hat man früher die Einführung eines ERP-System als singuläres, zeitlich begrenztes Projekt betrachtet, wird die Digitalisierung heute zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Natürlich braucht es dazu entsprechende Rückmeldungsverfahren, Anwenderzirkel, Budgets, Auswertungen des erzielten Mehrwerts usw. Dieses stets in Einklang mit der digitalen Strategie des Unternehmens.   

 

Praxisbeispiel: integriertes ERP/E-Commerce-Ökosystem  

 

Ein konkretes Beispiel einer schrittweisen Digitalisierung liefert der evangelische Johanniterorden. Gestartet ohne EDV, verfügen die Johanniter heute über ein durchgängiges ERP-System, welches individuell aus Modulen zusammengestellt ist. Damit werden alle Prozesse im Handel und im Dienstleistungssektor unterstützt. Das neue ERP bildet ein integriertes ERP/E-Commerce-Ökosystem mit kaufmännischem Bereich, E-Shop, Website und Kundenportal. Um den Betrieb müssen sich die Johanniter nicht selbst kümmern, da das ERP in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum gehostet wird.