Sicherheit & Mobilität: Was ERP-Anwendern wichtig ist

Trends im ERP-Bereich gibt es zahlreiche: Cloud, Plattform-Ökonomie, Künstliche Intelligenz oder Big Data – um nur einige häufig zu hörende Schlagwörter zu nennen. Nicht jeder Trend ist dabei wirklich in einer Funktion zu bemessen. Viele Trends, nach der sich Software entwickelt, werden umfangreiche Veränderungen hervorrufen. Das Themenfeld „Künstliche Intelligenz für ERP“ ist beispielsweise riesig, die unterschiedlichsten Funktionen wie predictive Reporting, automatisiertes Controlling, selbständige Vorschläge zur Beschaffung aufgrund zahlreicher Faktoren oder automatisierte Big Data Analysen sind hier denkbar. Die von den Software-Anbietern und Medien ausgerufenen Trends decken sich dabei aber nicht immer mit den Wünschen, die die Anwender selbst an die Software stellen. Der folgende Artikel beleuchtet daher die Top-ERP-Trends aus Anwendersicht. 

Zahlreiche Studien beschäftigen sich mit den ERP-Trends der Zukunft. Allgemeine Studien wie der „Cloud-Monitor 2020“ von bitkom zeigen auf, dass die Cloud für Business Software, und damit auch ERP-Anwendungen, längst Alltag geworden ist in deutschen KMU. Die von trovarit durchgeführte Studie „ERP in der Praxis“ nähert sich vor allem den Anwender-Ansprüchen und lässt die eingangs erwähnten Dauerbrenner wie KI oder Big Data außen vor. Auf Basis der trovarit-Studie lassen sich spannende Trends aus Anwendersicht beschreiben. 

Im Fokus: die Daten- und Informationssicherheit 

Eine ERP-Software zählt zu den kritischen IT-Infrastrukturen im Unternehmen. Im Idealfall kann die gesamte Wertschöpfungskette digital durch die Anwendung abgebildet werden. Somit werden nicht nur Stamm- und Bewegungsdaten rund um Lieferanten und Kunden gespeichert, sondern ebenso alle relevanten Informationen, die Bestellungen, Zahlungsströme, Produktion uvm. betreffen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass vor allem die Daten- und Informationssicherheit von ERP-Systemen an oberster Stelle der Anwendertrends genannt wurden; über 60% der Befragten Anwender der Trovarit-Studie sprachen sich hierfür aus. Auf der einen Seite betrifft dies die Hochverfügbarkeit der Informationen. Das ERP kann nur zur Wertschöpfung beitragen, wenn die benötigten Daten jederzeit erreichbar sind. Auf der anderen Seite gilt es, dass diese Informationen vor unbefugten Dritten geschützt werden. In der Praxis bedeutet dies für die IT-Abteilungen, dass das Rechte- und Zutrittsmanagement sowie eine ständige Verfügbarkeit der IT-Systeme zu realisieren ist. In der Folge setzen vermehrt Unternehmen auf Cloud ERP. Hierbei wird der gesamte Betrieb an ERP-Anbieter ausgelagert, die sich um den Zugriffsschutz und die Hochverfügbarkeit in spezialisierten Rechenzentren kümmern. Auch die notwendigen Redundanzen zur Bereitstellung einer Hochverfügbarkeit sowie Backup-Technologien werden vom Anbieter umgesetzt. Dadurch kann sich das Unternehmen auf die Kerntätigkeit kümmern und erfüllt gleichzeitig höchste Standards zur Daten- und Informationssicherheit. 

Compliance-Anforderungen & Datenschutz (z.B. DSGVO) 

Ergänzend zum vorherigen Punkt wird auch der Datenschutz sowie die Erfüllung von Compliance-Anforderungen zur Dokumentation immer relevanter. Ganze 51% der Befragten gaben dies in der Studie an. Die Ergebnisse decken sich mit den Resultaten der bitkom-Studie, bei der 96% der Befragten angaben, dass die Konformität mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung ein absolutes Must-have bei der Auswahl von Cloud-Anwendungen darstellt. Auch wenn die trovarit-Studie generell auf die Konformität von Datenschutz-Anforderungen eingeht, zeigt dies deutlich die Relevanz in den deutschen Unternehmen. KMU, die keinen eigenen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen haben, behelfen sich meistens mit externen Dienstleistern, die für die DSGVO-Konformität und Einhaltung der Compliance-Regularien unterstützen. Die Auslagerung an dedizierte Cloud-ERP-Anbieter erleichtert in diesem Zusammenhang ebenfalls die Tätigkeit, da der Anbieter sich um die DSGVO-Konformität und regelmäßige Aktualisierung im Rahmen der Service-Verträge kümmert. Unternehmen sollten in diesem Zuge darauf achten, dass das Hosting in Europa stattfindet und alle DSGVO-Anforderungen vom Anbieter vollständig erfüllt werden. 

ERP soll einfach bedienbar sein 

Die funktionale ERP-Software bringt nur wenig Nutzen, wenn die Anwender diese nur eingeschränkt nutzen können. Aufwendige Schulungen verlängern die ERP-Einführung und verkomplizieren diese zusätzlich. Darüber hinaus sind umfangreiche Schulungen kostenintensiv. Die trovarit-Studie fand heraus, dass sich 45% der befragten Anwender daher vor allem eine verbesserte Usability der ERP-Software wünschen. Je einfacher die Anwendung zu bedienen ist, umso größer wird die Nutzungstiefe. In der Praxis laufen dadurch Unternehmensprozesse schneller und sicherer ab. Automatisierungen und Anpassungen an Prozessen sollten darüber hinaus ohne Programmierer abbildbar sein. 

Das Mobile Business muss durch ERP-Systeme unterstützt werden 

Durch die schlagartig veränderten Anforderungen an Unternehmen im Jahre 2020 besitzt das Mobile Business nun einen entscheidenden Anteil an der Wertschöpfung im Unternehmen. New-Work-Arbeitsmodelle gehören inzwischen zum Alltag; das Homeoffice ist aus deutschen Betrieben kaum noch wegzudenken. An die ERP-Software stellen diese Veränderungen den ganz klaren Anspruch, dass ein mobiler Zugriff jederzeit und unkompliziert möglich sein sollte. Ein „Mobile first“-Ansatz wird von 43% der befragten Anwender gefordert. Zur Umsetzung stehen entweder native Apps für Smartphones und Tablets zur Auswahl oder ein webbasierter Ansatz. Dieser ist vor allem für Cloud ERP typisch und ermöglicht den unkomplizierten Zugriff auf alle Informationen von internet-fähigen Endgeräten mit dem Web-Browser. Dies verbessert nicht nur die Integration von Mitarbeitern aus dem Homeoffice, sondern ermöglicht effiziente Prozesse für Außendienstler oder Beschäftigte anderer Unternehmensstandorte. 

Datenverfügbarkeit in Echtzeit 

Damit die zuvor beschriebenen Vorteile erzielt werden können, benötigt es eine Datenverfügbarkeit in Echtzeit. Dies setzt eine vollständige Integration aller Unternehmensbereiche wie Vertrieb, Service, Produktion, Lager, Einkauf und E-Commerce voraus. 41% der Befragten sehen dies als relevanten Faktor an. Durch einen stetig verbesserten Internetausbau - 5G ist in vielen Regionen Deutschlands inzwischen im Aufbau - ist die Internetverbindung kaum noch ein limitierender Faktor. Es gilt stattdessen den Fokus auf die Abbildung digitaler, bereichsübergreifender Unternehmensprozesse zu lenken und sicherzustellen, dass das Mobile Business durch die ERP-Software unterstützt wird.  

Bei Betrachtung der Anwendertrends wird deutlich, dass große Themen wie KI oder Big Data relevant sind, der aktuelle Status quo in deutschen Betrieben aber andere Prioritäten setzt. Wer sich mit den Anwendertrends intensiver beschäftigt, erkennt darin die Grundlage für eine moderne ERP-Plattform, auf der zukünftige Trends integriert werden können.