Pocket-Guide fürs Homeoffice

Heimarbeitende sind längst keine Exoten mehr. Die Umstellung auf flexible Arbeitsplatzmodelle findet seit geraumer Zeit immer mehr Anhänger. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren von zahlreichen Vorteilen. Remote Working hat aber auch seine Tücken. Was Sie im Homeoffice beachten sollten, zeigt dieser Pocket-Guide.  

Festen Arbeitsplatz einrichten 

Unabhängig vom Arbeitsort müssen Sie Ihre Aufgaben und Verpflichtungen gegenüber Ihrem Arbeitgeber jederzeit korrekt und sorgfältig ausführen. Auch wenn Sie vielleicht nur 2 Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten, sollten Sie unbedingt einen fixen, betriebsbereiten Arbeitsplatz einrichten. Beim Telefonieren sollten keine Nebengeräusche aus der Küche oder dem Kinderzimmer stören. Achten Sie bei Videokonferenzen auf einen neutralen Hintergrund und sorgen Sie für ausreichende Beleuchtung. 

Kommunikation sicherstellen 

Betreffend Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Arbeitszeiten sind klare Regeln zu vereinbaren, welche für das gesamte Team bzw. Unternehmen gelten. Sowohl die interne als auch externe Kommunikation muss gewährleistet sein. Vorsicht beim Sprachgebraucht: Gerade bei Messenger-Diensten besteht die Gefahr von Missverständnissen, daher lieber einmal mehr zum Telefon greifen, als sich in endlosen Chat-Spiralen zu verwickeln.  

Verfügbarkeit von Daten 

Mit einem cloudbasierten ERP-System lassen sich alle Unternehmensdaten jederzeit und überall zur Verfügung stellen. Für die Verwendung reicht ein normaler Webbrowser. Auch die Nutzung von Dateien, Dokumenten, Medien usw. lässt sich über die Cloud problemlos bewerkstelligen. Cloud-Services reduzieren nicht nur die Kosten für die benötigte IT-Infrastruktur, sondern erhöhen auch die Sicherheit von Daten, da lokale Installationen entfallen. 

Arbeitstag gestalten 

Bei längeren Homeoffice-Phasen entsteht rasch das Gefühl der Vereinsamung. Um dem entgegenzuwirken, sollte ein regelmäßiger Austausch mit Teamkollegen gepflegt werden. Telefongespräche bzw. Video-Telefonie ist persönlicher als das Versenden von E-Mails. Warum nicht einmal eine gemeinsame Kaffeepause über Skype machen oder eine virtuelle Fotowand organisieren mit lustigen Bildern aus dem Homeoffice? Wichtig ist, dass der Arbeitstag zu Hause eine klare Struktur hat, bestehend aus Arbeits- und Erholungszeiten. 

Verhaltensregeln beachten 

Fürs Homeoffice gibt es zwar keinen offiziellen Dresscode (eventuell mit Ausnahme von Videokonferenzen), Erfahrungen zeigen jedoch, dass sich eine „gesellschaftstaugliche“ Bekleidung positiv auf das Arbeitsverhalten auswirkt. Disziplin muss auch dann sein, wenn man sich unbeobachtet fühlt. Das gilt auch für Pausen oder den Feierabend; Homeoffice heißt nicht, dass man 7x24 Stunden erreichbar sein muss.  

Rechtliche Aspekte 

Die rechtlichen Aspekte des Homeoffice werden häufig unterschätzt bzw. vernachlässigt. Es empfiehlt sich, klare Richtlinien festzulegen und diese juristisch verbindlich prüfen zu lassen.  

Schutz am Arbeitsplatz 

Auch im Homeoffice gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Im Vordergrund stehen die Sicherheit und der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Einhaltung der rechtlichen Standards zu prüfen. In der Praxis sieht das allerdings oft anders aus… 

Geheimhaltung 

Vertrauliche Daten und Unterlagen wie Konstruktionszeichnungen oder Personalakten müssen sicher verwahrt werden können, z.B. in einem abschließbaren Schrank. Das kann in gewissen Fällen problematisch sein, wenn zum Beispiel der Nachweis für Zutrittskontrollen und Geheimhaltung erbracht werden muss.  

Datenschutz 

Der Schutz von Unternehmensdaten wie Kunden, Aufträge, Produkte, Umsätze usw. gemäß Datenschutzgrundverordnung ist unbedingt einzuhalten. Sicherheit bieten hier cloudbasierte Anwendungen mit einer zentralen Datenbasis und geschütztem VPN-Zugang.  

Systemsicherheit 

Im Fall einer Cyber-Attacke, welche durch den privaten Rechner eines Mitarbeitenden verursacht wird, muss ein Unternehmen unter Umständen für den Schaden haften. Sicherheitsvorkehrungen (Antivirenprogramm, Firewall, Spam-Filter usw.) und Sorgfaltspflicht sind auch im Homeoffice unverzichtbar.  

Arbeitszeit 

Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz. Die geleisteten Stunden müssen erfasst und nachgewiesen werden können. Das ist durchaus im Sinn der Heimarbeitenden; oft besteht die Gefahr, dass zu Hause mehr und vor allem außerhalb der vertraglichen Arbeitszeiten gearbeitet wird. Eine Ausnahme bildet die Vertrauensarbeitszeit, d.h. die Arbeitszeiterfassung entfällt zu Gunsten der fristgerechten Erledigung von Aufgaben.  

Kosten  

Die Kosten für Infrastruktur, Sicherheitsvorkehrungen, Internet, Energie usw. übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Persönliche Aufwendungen für die individuelle Ausstattung des Arbeitsplatzes sind Teil des Pauschalbetrags der Einkommenssteuer. Um anderweitige Mehrkosten steuerlich gelten zu machen, müssen diese im Detail begründet werden.