Opportunity Management – das Geheimnis erfolgreicher Vertriebsteams

Bei der Leadgenerierung und der anschließenden Bearbeitung der Opportunitäten orientieren sich die meisten Vertriebsteams am Bild des Verkaufstrichters. Dieses Vertriebsmodell bietet eine vereinfachte, visuelle Orientierungshilfe für komplexe Vorgänge. Damit allein ist es jedoch nicht getan. Das Geheimnis einer wirklich erfolgreichen Sales Pipeline beruht auf einem wirksamen Opportunity Management. Dieses verbindet die Verkaufschancen mit strukturierten Prozessen und gezielten Vertriebsmaßnahmen auf der Basis aktueller Daten. Erfahren Sie, wie Sie ein solches System aufbauen und nutzen können. 

Strukturierte Betrachtung der Verkaufschancen 

Der Wunsch nach einer möglichst effizienten und effektiven Verkaufsplanung führt dazu, dass der Verkaufsprozess in einzelne Abschnitte aufgeteilt wird. Diese Strukturierung bietet nicht nur eine transparente Übersicht, sondern zeigt auch das Potenzial der Verkaufschancen. Je weiter der Verkaufsprozess fortgeschritten ist, desto größer die Abschlusswahrscheinlichkeit. Multipliziert man diesen gewichteten Wert mit dem erwarteten Auftragsvolumen sieht man auf einen Blick, wie viel Umsatz künftig erwarten werden kann. Die strukturierte Betrachtung der Verkaufschancen stellt die Grundlage für ein professionelles Opportunity Management dar. 

Erfassung und Verwaltung von Informationen 

Das eigentliche Opportunity Management steht und fällt mit den vorhandenen Informationen über die jeweiligen Verkaufschancen. Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Customer Journey mit individuellen Berührungspunkten zwischen Unternehmen und Interessenten ist der Einsatz eines ERP-Systems mit durchgängigem Datenfluss sinnvoll. Auf diese Weise können zu jedem Zeitpunkt von jedem Unternehmensbereich aktuelle Informationen erfasst und eingesehen werden. In Verbindung mit dem strukturierten Verkaufsprozess steht dem Vertriebsteam eine umfassende Datenlage für die Planung und Durchführung geeigneter Maßnahmen zur Kundengewinnung zur Verfügung.  

Gemeinsames Vertriebsdenken als Grundlage 

Smarte Verkäufer und tolle Produkte garantieren noch keinen Erfolg. Nicht selten stehen sich Unternehmen selbst im Weg. Zu den häufigsten Ursachen von Misserfolg im Vertrieb gehören:

• Unkenntnisse über Kundenbedürfnisse 

• Verpasste Termine oder Gelegenheiten 

• Nachlässigkeit im Verkaufsprozess 

• Mangelnde Informationsgrundlage 

• Silodenken in den Fachabteilungen 

Vielfach werden intern wichtige Informationen über die Entwicklung von Verkaufschancen nicht oder zu spät weitergegeben. Die Entwicklung eines gemeinsamen Vertriebsdenken im gesamten Unternehmen stellt eine zentrale Voraussetzung für ein unternehmensweites Opportunity Management dar.  

Integriertes Cloud-Lösung als zentrale Datenbasis 

Wie erwähnt, bilden strukturierte Vertriebsprozesse, aktuelle Daten sowie ein fachübergreifendes Vertriebsdenken die Grundlagen für die Einführung eines unternehmensweiten Opportunity Management. Eine integrierte Business Software, z.B. in Form eines ERP-Systems, bietet den Vorteil, dass alle Fachbereiche einer Firma mit einer einzigen, zentralen Lösung arbeiten können. Noch besser ist es, wenn die Anwendung auch dezentral, d.h. im Außendienst oder Homeoffice, genutzt werden kann. So kann die Sales Pipeline jederzeit und überall mit relevanten Verkaufsinformationen versorgt werden. Ideale Voraussetzungen dafür bietet beispielsweise ein integriertes Cloud-ERP mit geeigneter CRM-Funktionalität. 

Aufbau eines Opportunity-Management-Systems 

Für die digitale Abbildung von Verkaufschancen sollte das ERP-System über mindestens folgende Funktionen verfügen: 

• Strukturierte Darstellung von Chancen anhand von Vertriebsphase, gewichtete Abschlusswahrscheinlichkeit, erwartetes Abschlussdatum, Zuständigkeit, Produkte, Auftragsvolumen usw. 

• Detaillierte Kontaktverwaltung mit Angaben zur Lead-History und -Herkunft, zugestellter Dokumente, Kampagnen, Notizen, Telefonate, Mails usw. 

• Planung von Aktivitäten wie zum Beispiel Aufgaben, Folgetätigkeiten, Zuweisung von Tasks an Mitarbeitende, Termine usw. 

• Flexibles Reporting für die Vertriebssteuerung und Verkaufsauswertungen, Berechnung von Provisionen, stufengerechte Darstellung von Kennzahlen für den Vertrieb und die Geschäftsleitung usw. 

• Integrierte Disposition von Warenbeständen oder Ressourcen als Forecast für die Produktionsplanung oder das Projektmanagement 

Aus Daten müssen auch Taten folgen 

Nur wenn das Opportunity Management auch in der Praxis zur Anwendung kommt, wird es zum Erfolgsfaktor. Die Informationen über Verkaufschancen müssen verarbeitet und ausgewertet werden. Die daraus resultierenden Erkenntnisse müssen anschließend in eine gezielte Verkaufsförderung überführt werden, um Verkauf und Vertrieb bei ihren Aufgaben wirksam zu unterstützen. Kurz, aus Daten müssen auch Taten folgen. Nebst einer konsequenten Umsetzung und Anwendung auf System- und Prozessebene sind entsprechende Sales Skills genauso unerlässlich wie eine laufende Weiterentwicklung und Optimierung des Opportunity Management sowie der eingesetzten Unternehmenslösung.