Einkauf 4.0: Den operativen Einkauf meistern

„Das Geld liegt im Einkauf!“ Diese und andere Weisheiten kennen operative Einkäufer nur zu gut. Tatsächlich sorgen attraktive Konditionen in der Beschaffung für bessere Margen und einer größeren Flexibilität hinsichtlich der Preisgestaltung in kompetitiven Märkten. Der Einkauf ist dabei ebenso von der Digitalisierung betroffen wie andere Unternehmensbereiche. Das renommierte Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML sorgte in diesem Zusammenhang bereits im Jahre 2016 mit einer Studie zum Einkauf 4.0 dafür, dass der digitale Wandel ebenfalls in der Beschaffung angekommen ist. Die Realität zeigt jedoch, dass in vielen KMU die Beschaffungsprozesse immer noch aufwendig händisch und ohne klar definierte Abläufe durchgeführt werden. Zu diesem Ergebnis kommt ebenfalls das „BME-Barometer Elektronische Beschaffung 2019“, welches vor allem rausstellt, dass digitale Potenziale noch nicht genügend genutzt werden. Wie Sie den operativen Einkauf zuzeiten der Digitalisierung meistern, zeigt dieser Artikel auf.

Wandel in der Beschaffung

Die fortschreitende Digitalisierung verändert zunehmend ebenfalls die Aufgaben in der Beschaffung. Im Zusammenspiel mit der Industrie 4.0 und veränderten Prozessen in der Logistik liegt es nun am operativen Einkauf, mit diesen Veränderungen Schritt zu halten. Auch die Art und Menge der zu beschaffenden Güter verändert sich. Digitale und innovative Produkte bzw. Dienstleistungen stellen neue Anforderungen an die Einkäufer hinsichtlich des technischen Know-hows. Darüber hinaus werden neue Maschinen bzw. Werkzeuge benötigt, um neue Komponenten oder Fertigungsprozesse abzubilden. In der Folge verändert sich das Beschaffungsportfolio des Einkäufers hinsichtlich der Produktvielfalt und der Bezugsart. Neue Bezugsmodelle wie „as a Service“ werden nicht nur für Anwendungen etabliert, sondern immer mehr Unternehmen nehmen den Siegeszug von SaaS (Software-as-a-Service) zum Anlass, eigene Dienstleistungsmodelle im Abo-Modell zu entwickeln. Durch Entwicklungen wie „Make to Order“ bzw. „Build to Order” oder „Rapid Prototyping“ werden auch im Einkauf ad hoc entsprechende Teilkomponenten benötigt. Dies führt zu immer mehr kleinen Bestellungen für Kleinserien oder Prototypen, die bis zur Losgröße 1 für Sonderanfertigungen reichen.

Für den operativen Einkauf bedeutet die Digitalisierung in diesem Zusammenhang eine Veränderung in der Rolle des Einkäufers. Händische Sourcing-Prozesse, Preisabsprachen und Konditionsverhandlungen werden Automatisierungen weichen. Für den Einkäufer bedeutet dies zwangsläufig, dass sich seine Rolle beim Konzept des Einkaufs 4.0 eher auf Steuerungs-, Verwaltungs- und Lenkungsaufgaben konzentrieren wird. Statt telefonisch oder via Fax noch Bestellungen aufzugeben, werden automatisierte Aufträge überwacht. Ebenfalls wird auf den Einkäufer als Spezialist für Disposition mehr Aufgaben zur Verwaltung von Lagerbeständen und Optimierung der Supply Chain zukommen. Bedingt durch ein vermehrtes Outsourcing und globaler Lieferketten wird der operative Einkäufer zukünftig ebenfalls als Vermittler bei Lieferterminverzögerungen und Reklamationen hinsichtlich der Qualität eine zentrale Rolle spielen. Als letzten Punkt wird gerade im Bereich der Digitalisierung die Beschaffung von externem Know-how, ebenfalls als Innovation Sourcing bekannt, relevant.

Mit einem ganzheitlichen ERP hin zum Einkauf 4.0

Das Fraunhofer-Institut stellte fest, dass es zur Erreichung eines digitalen Beschaffungsmanagements vor allem die notwendigen Technologien benötigt, um den Einkauf zu digitalisieren. ERP-Systeme bilden die Grundlage einer modernen Warenwirtschaft in Unternehmen. Die operativen Einkäufer erhalten durch die ERP-Software einen Überblick über alle Aufträge und Lieferungen. Grundlage dafür bilden aktuelle Adressen-, Kunden- und Lieferantenstammdaten, deren Datenhoheit beim ERP-System liegen sollte. Durch die Hinterlegung der Lieferanteninformationen und Handelsstücklisten lassen sich Lieferanten dann effektiv vergleichen. Ziel bei der Beschaffungsautomatisierung ist es nun, dass bei Auftragseingang automatisch ein Abgleich mit dem vorhandenen Lagerbestand durchgeführt und bei Notwendigkeit eine entsprechende automatisierte Bestelldisposition durchgeführt wird. Darunter werden in erster Linie automatisch im Warenwirtschaftssystem generierte Bestellvorschläge verstanden. Die Automatisierung kann aber ebenfalls hinsichtlich „Make to Order“-Prozessen erweitert werden. Mittels Schnittstellen und elektronischem Datenaustausch ist es ebenfalls möglich, dass entsprechend automatisierte Einkäufe bei den Lieferanten platziert werden, wodurch die Idee des Einkaufs 4.0 greifbar wird.

Fundament für solch einen Grad der Automatisierung ist ein ganzheitliches ERP-System, welches nicht nur die Warenwirtschaft abbildet, sondern ebenfalls auf Informationen interdisziplinär im Unternehmen dank einer einzigen Datenbasis zugreifen kann. Entsprechende Automatisierungen lassen sich mit diesem Ansatz entlang der ganzen Wertschöpfungskette aufbauen. Denkbar wäre es beispielsweise durch Integration von CRM anhand der aktuellen Deal-Pipeline Vorhersagen darüber zu treffen, zu welchem Zeitpunkt wie viele Komponenten benötigt werden – und basierend darauf Bestellvorschläge zu erstellen. Solche und ähnliche Überlegungen werden in KMU vermehrt durchgeführt, um nicht nur technologische Vorteile vom Einkauf 4.0 auszunützen, sondern ebenfalls die Einkaufsprozesse zu optimieren.

Prozessinnovationen unterstützen digitalen Wandel im Einkauf

Die Digitalisierung erhöht nicht nur die technologischen Möglichkeiten, über die der operative Einkäufer verfügt. Im Rahmen des Einkaufs 4.0 stehen vor allem auch die Beschaffungsprozesse erneut auf dem Prüfstand. Analoge, manuelle Prozesse wie eine Bestellung via Telefon oder Fax sollten genauso analysiert werden wie das Vorgehen bei Lieferterminverzögerungen oder Mängel in der Qualität. Dabei soll keineswegs die persönliche Kommunikation vollständig weichen. Stattdessen gilt es zukünftig, dass digitale Prozesse dabei unterstützen, dass die Einkäufer mehr Zeit für qualitative Lieferantenbeziehungen und das Netzwerken haben. Gerade in KMU, bei denen vermehrt auf etablierte, langjährige Partner in der Beschaffung zurückgegriffen wird, führen enge Beziehungen tatsächlich zu besseren Lieferkonditionen. Somit bietet die Digitalisierung eine große Chance im Beschaffungsmanagement dafür zu sorgen, dass im Zusammenspiel zwischen Technologie und Prozessen wirklich Potenziale gehoben werden können. Und damit hat dann auch der altbewährte Spruch aus der Einleitung wieder seine Berechtigung.