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Diese 7 Faktoren machen die Prozessdigitalisierung erfolgreich

Diese 7 Faktoren machen die Prozessdigitalisierung erfolgreich

 

Die Digitalisierung bietet mittelständischen Unternehmen eine Fülle an Möglichkeiten, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Doch die Praxis zeigt, dass die Einführung moderner Tools nicht automatisch zum Erfolg führen. Nicht die Technologie ist das Problem, sondern die Umsetzung und Anwendung. Auf welche Faktoren Sie bei der Prozessdigitalisierung achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.  

 

1. Gründliche Analyse des Optimierungspotenzials 

 

„Never change a running system“… Kaum jemand wird freiwillig gut funktionierende Prozesse und bewährte Systeme ablösen und sich auf digitales Glatteis begeben – außer man bringt starke Argumente ins Spiel. Dafür braucht es eine gründliche Analyse des Optimierungspotenzials. Welche Arbeitsabläufe können verbessert werden? Wo bietet eine neue Software Vorteile, z.B. bei Auswertungen oder Automatisierungen? Wer eine neue Lösung einführt, ohne das Momentum für die Verbesserung des Ist-Zustandes zu nutzen, verpasst eine wertvolle Gelegenheit. 

 

2. Lösungsumfang muss zu Anforderungen passen 

 

Kennen Sie auch die Anwender, welche sich darüber beklagen, dass mit der neuen Software alles viel komplizierter geworden ist? Manchmal hat das mit dem ungeliebten Wechsel auf ein neues Produkt zu tun (früher war bekanntlich alles besser). Nicht selten stellt man aber fest, dass die Klagen durchaus berechtigt sind. Dann nämlich, wenn z.B. das implementierte ERP-System im Kern für eine gänzlich andere Branche ausgelegt wurde oder für Unternehmen mit internationalen Strukturen. Nur dann, wenn die Lösung auch zu den gestellten Anforderungen passt, lässt sich ein positiver Effekt bei der Nutzung erzielen.  

 

3. Integration von vor- und nachgelagerten Prozessen 

 

Wenn der neue Webshop zwar über tolle Warenkorbfunktionen verfügt, die Bestell- und Produktdaten aber nicht mehr automatisch ins ERP-System übernommen werden können, ist irgendwas schiefgelaufen. Bei der Prozessdigitalisierung müssen immer auch Anfang und Ende bedacht werden. Sprich, die vor- und nachgelagerten Systeme und Prozesse sind zwingend zu berücksichtigen. Die Integrationsfähigkeit spielt bei der Prozessdigitalisierung eine zentrale Rolle. Sie ist entscheidend, welche Vorteile damit verbunden sind und ob die Benutzer sich damit anfreunden können.  

 

4. Unterstützung durch die betroffenen Anwender 

 

Damit wären wir auch schon bei den betroffenen Anwendern. Bei der Prozessdigitalisierung trifft man in der Regel auf zwei unterschiedliche Lager. Zum einen gibt es die Befürworter, welche endlich Morgenröte sehen und sich von der Digitalisierung eine echte Arbeitserleichterung versprechen. Zum andern gibt es den Widerstand, welche liebgewonnene, eingespielte Routinetätigkeiten über Bord werfen und sich mühsam mit dem „Neuen“ anfreunden müssen. Beweisen Sie Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Anwendern! Mit stichhaltigen Argumenten (siehe oben) hat man in Sachen Motivation die besten Karten.  

 

5. Keine Einzellösungen, sondern klare Strategie 

 

Mit einer „Pflasterpolitik“ gewinnen Sie bei der Prozessdigitalisierung keinen Blumentopf. Im Gegenteil, die Probleme wachsen dadurch sprunghaft an. Was es braucht, ist eine klare Strategie. Davon werden Sie in Ihrem Unternehmen vermutlich schon einige haben. Unternehmensstrategie, Marketingstrategie, Finanzstrategie, Personalstrategie… und (hoffentlich) auch eine Digitalisierungsstrategie. Die große Kunst: Alle Strategien aufeinander abzustimmen und unter einen Hut zu bringen. Es ist wichtig, dass sich Ihre Prozessdigitalisierung mit den vorhandenen Strategien deckt.  

 

6. Laufende Kontrolle und Weiterentwicklung 

 

Nachher ist vorher, heißt es bei der Prozessdigitalisierung. Keine Lösung ist so gut, als dass sie nicht weiter verbessert werden könnte. Mehr noch: Sobald Sie über digitale Grundlagen verfügen, welche den Praxisanforderungen genügen, steht Ihnen ein festes Fundament für die Weiterentwicklung zur Verfügung. Nehmen Sie als Beispiel ein Cloud-ERP. Ist dieses einmal im Unternehmen eingeführt, können Sie damit neue Arbeitsmodelle wie Homeoffice einführen oder den mobilen Außendienst ausbauen. Genau hier liegt der wahre Wert von Digitalisierungsprojekten: Sie bilden die Basis für innovative Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen. Die Technologie ist da. Jetzt ist Ihre Business-Kreativität gefordert. 

 

7. Aus Fehlern lernen und sich verbessern 

 

Wir befinden uns zu Beginn des digitalen Zeitalters. Pioniergeist, vergleichbar mit den Anfängen der Aviatik oder des Automobils, prägen diese Zeit. Es ist erlaubt, Fehler zu machen. Sofern man daraus lernt und sich verbessert. Dies gilt ganz besonders bei der Prozessdigitalisierung. Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitenden klar, dass es vielleicht nicht gleich auf Anhieb funktioniert. Lassen Sie sich nicht entmutigen und machen Sie weiter. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen ist eine schrittweise Transformation, welche diejenigen belohnt, welche nicht beim ersten Problem aufgeben.