Die Rechnung, bitte! So geht Fakturierung heute
Bestellungen und Leistungen zu verrechnen, ist das Einfachste der Welt. Würde man meinen. Die Realität sieht in vielen Firmen anders aus. Vor lauter Arbeiten wird die Fakturierung vergessen. Werden irgendwann doch Rechnungen gestellt, fehlt der Nachweis erbrachter Leistungen. Oder vereinbarte Konditionen müssen mühsam nachgeschlagen werden. Das kostet Zeit und geht richtig ins Geld. Falls Sie darauf nicht angewiesen sind, können Sie sich getrost um Ihre Hobbys kümmern. Für alle anderen sollte die Fakturierung zum Steckenpferd werden.
Hände weg von der Schreibmaschine
Noch immer gibt es Unternehmen, welche ihre Rechnungen auf der Schreibmaschine tippen. Auch wenn dazu inzwischen vielerorts Word oder Excel verwendet werden, ändert sich nichts an der Tatsache, dass hier unnötige Handarbeit betrieben wird. Der Aufwand für die Fakturierung ist ebenso hoch wie die Fehleranfälligkeit. Deshalb Hände weg von Schreibmaschinen jeder Art. Sogar dann, wenn diese als ERP getarnt daherkommen, bringt es wenig, wenn die Software nur als bessere elektrische Schreibmaschine genutzt wird. Die Fakturierung ist die Krönung des gesamten Prozesses von der Kundenakquise über die Angebotserstellung bis zur Leistungserbringung.
Fakturierung über das ERP-System
Moderne ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Phasen der Customer Journey in die Rechnungsstellung einfließen zu lassen. So können beispielsweise mit dem Kunden vereinbarte Staffelpreise bei der Fakturierung berücksichtigt werden. Ein ERP kann die richtigen Preise automatisch aufgrund der Bestellmenge oder des Auftragsvolumens berechnen. Allfällige Rabatte oder Skonti können direkt beim Kunden oder im Auftrag hinterlegt werden. Aber auch Spezialpreise wie Aktionen, Einführungsangebote usw. lassen sich bei den jeweiligen Artikeln abbilden und anwenden. Mit einer integrierten ERP-Software werden alle benötigten Daten und Parameter in aktueller Form zur Verfügung gestellt.
Stammdaten und Belegvorlagen
Von A wie Adresse bis Z wie Zahlungskonditionen setzt sich der Prozess für die Fakturierung aus verschiedenen Daten zusammen. Beginnen wir mit den Adressen: Diese können für die ein und dieselbe Rechnung ganz unterschiedlich sein. Gerade im B2B-Vertrieb sind unterschiedliche Liefer- und Rechnungsadressen häufig. In einem modernen ERP können mehrere Adressen pro Kunde geführt und bei der Fakturierung automatisch vorgeschlagen werden. Das spart Zeit und vermeidet Fehler, welche die Zahlung der Rechnungen verzögern können. Nebst Adressen spielen weitere Datenbereiche eine Rolle bei der Fakturierung:
- Währungen
- Zahlungskonditionen/-fristen
- Umsatzsteuer
- Artikelpreise
- Preisstaffelungen
- Rabatte, Ermäßigungen
- Zuschläge
- Gutschriften
Das ERP bildet diese Vorgaben zentral im System ab. Gleichzeitig sorgt es dafür, dass die Belege in einem einheitlichen Design erscheinen. Und zwar nicht nur in der stationären Auftragsbearbeitung, sondern auch im Webshop oder bei dezentralen Verkaufsstellen.
Arten von Rechnungspositionen
Die Fakturierung kennt verschiedene Arten von verrechenbaren Positionen. Grundsätzlich lassen sich diese in drei Hauptkategorien einteilen:
- Materielle Positionen (Waren)
- Immaterielle Positionen (Dienstleistungen)
- Zuschläge, Ermäßigungen
Hinzukommen Positionen für Neben- oder Zusatzleistungen wie Versandkosten, Spesen, Reisepauschalen usw. Ob jeder Artikel separat oder als Sammelartikel im ERP geführt werden soll, hängt davon ab, in welchem Umfang die Auswertung (z.B. verkaufte Stückzahlen, Umsätze) erfolgen soll. Übrigens, neue Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung vereinfachen und automatisieren die Fakturierung.
Fakturierung als Prozess verstehen
Die Rechnungslegung ist ein Prozess, der aus mehreren Teilprozessen besteht. Der Versand der eigentlichen Rechnungen ist lediglich die Spitze des Eisbergs und bildet den Übergang von der Auftragsbearbeitung (ebenfalls ein integrierter Bestandteil eines kundenzentrierten ERP) zur Buchhaltung. Zu dieser gehören die Bereiche Debitorenbuchhaltung und -management, Mahnwesen und Inkasso. Nicht immer verläuft ein Auftrag oder eine Bestellung zur Zufriedenheit der Kunden. Reklamationen oder Retouren beeinflussen die Fakturierung zum Beispiel in Form von Gutschriften oder Kundenguthaben, welche unter Umständen bei der nächsten Verrechnung berücksichtigt werden müssen. Solche Geschäftsfälle sind nicht selten und rechtfertigen den Einsatz eines integrierten ERP-Systems allemal. Schlussendlich steht die Fakturierung in direkter Verbindung mit der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens.